Для полного ответа на данный вопрос следует для начала определиться, что является рабочей группой и для чего она создается.

Рабочая группа - это команда, которую формирует Лидер для достижения целей проекта в рамках методики Ката Совершенствования.
Цель создания рабочей группы - оказание помощи Лидеру  для более качественного и быстрого движения по проекту за счет помощи в прояснении текущего состояния, предложения вариантов и оценки целевого состояния, а так же помощи в экспериментировании на этапе реализации. Это позволяет повысить качество работы на этапе планирования и скорость при экспериментировании на этапе реализации.
В рабочей группе могут быть как постоянные участники, так и привлекаемые по мере необходимости.
Если проект небольшой и Лидер считает, что рабочая группа не требуется, то он может реализовывать проект самостоятельно, обращаясь, при необходимости, к помощи сотрудников.
Если в проекте будут постоянные участники, то необходимо заранее резервировать в календаре циклические встречи для обсуждения хода реализации проекта и выполнения шага по итогам встречи с коучем в рамках методики Ката Коучинга. Если в группе нет постоянных участников, то необходимо резервировать время для реализации шага, при необходимости подключая требуемых для этого сотрудников.